טוען את מתכנן מעבר המשרד…
איך זה עובד: מהפנייה לקשר ישיר עם המוביל
- אתם מתארים את המעבר בטלפון, בוואטסאפ או בטופס: כמה עמדות עובדות, איזה ציוד IT עובר, מאיפה לאסוף, לאן להביא ובאילו קומות.
- הבקשה מופנית למוביל עצמאי. הוא מקבל את הפרטים ורואה מה צריך להעביר ואיך מגיעים למשרד ויוצאים ממנו.
- אתם מדברים עם המוביל. הוא שואל על הציוד ועל הבניין, בודק אם הוא פנוי למועד שביקשתם, ואם זה מתאים לו, מגיש הצעה.
- אתם מסכמים איתו ישירות. ההזמנה, המחיר ותנאי התשלום נקבעים ביניכם לבין המוביל שמבצע את המעבר. כדאי לרשום מה סוכם: הציוד, הכתובות, המועד והמחיר.
שולחים הודעה בוואטסאפ
ממלאים כמה פרטים, וההודעה מוכנה.
מה קובע את מחיר הובלת משרד הייטק?
הסכום «החל מ-1,499 ₪» מתאים למשרד של עמדה או שתיים. חברה טכנולוגית עם יותר עובדים, ציוד IT או כמה קומות מקבלת הצעה לפי העבודה: המוביל בודק את הציוד, את הבניין ואת הגישה, ומציג את ההצעה והתנאים. אלה הגורמים שמשפיעים על המחיר:
- מספר העמדות והציוד: עמדה עם שני מסכים ושולחן עומד היא עבודה אחרת מעמדה עם מחשב נייד בלבד. כתבו כמה עמדות יש ומה עובר בכל אחת.
- ארונות תקשורת ושרתים: ציוד כזה עובר בנפרד משאר המשרד, בתיאום עם איש ה-IT שלכם, והמוביל עשוי לתמחר אותו בנפרד.
- הבניין והגישה: מעלית משא, חניית פריקה ושעות עבודה מותרות נקבעים מול הנהלת הבניין, ומשפיעים על ההצעה.
- הקומות בשתי הכתובות: באיזו קומה נמצא המשרד היום ובאיזו קומה הוא יהיה, ואם יש מעלית בכל בניין.
- פירוק והרכבה: שולחנות עומדים, מחיצות ומדפים אפשר לפרק, אבל פירוק והרכבה הם עבודה שהמוביל עשוי לתמחר בנפרד.
- המועד: מעבר מחוץ לשעות העבודה עשוי להשפיע על המחיר, ותאריך גמיש מקל על התיאום.
מה לשלוח כדי להתחיל?
- כדאי לשלוח: מספר העמדות, כתובת המשרד הנוכחי וכתובת היעד עם שם הרחוב, והקומה בכל אחת מהן.
- מומלץ לציין: איזה ציוד IT עובר, אם יש ארון תקשורת או חדר שרתים, וכמה מסכים ומחשבים יש בכל עמדה.
- אפשר גם לצרף: תמונה של המשרד כפי שהוא, ותמונה של הכניסה, של המעלית או של חדר המדרגות.
- גם אם חלק מהפרטים חסרים, אפשר לשלוח מה שיש ולהשלים את השאר בשיחה עם המוביל.
איך משווים הצעות למעבר משרד?
אם קיבלתם יותר מהצעה אחת, בקשו שכולן יתייחסו לאותו תיאור של המשרד ולאותן כתובות, ושיצוין בכל אחת מהן מי מנתק ומחבר את ציוד ה-IT. על הגורמים שקובעים את מחיר ההובלה אפשר לקרוא במדריך על מחיר ההובלה.
שאלו על מה מבוסס המחיר ומה משלמים בנפרד, למשל פירוק של שולחנות או שימוש במעלית משא, ובקשו שהכול יופיע בהצעה בכתב.
הובלת משרדי הייטק — מה לבדוק לפני שסוגרים
הובלת משרדי הייטק: מה חשוב בהצעה?
שלושה כלים לפני שסוגרים: מי עושה מה, מה לבקש בהצעה בכתב ואיך משווים הצעות.
מי עושה מה
לכל צד תפקיד משלו. בחרו צד כדי לראות מה חלקו.
אתם
שולחים תיאור או תמונה ומציינים מאיפה ולאן.
מסכמים עם המוביל את ההזמנה, התשלום והאחריות.
אנחנו
מעבירים את הפנייה למוביל שמתאים לעבודה ולאזור.
אנחנו לא מבצעים את ההובלה בעצמנו. המוביל מבצע אותה.
המוביל
בודק זמינות, עובר על הפרטים והגישה בכתובת המוצא ובכתובת היעד ויכול לתת הצעה.
מסכם איתכם את ההזמנה, התשלום והאחריות.
מה לבקש
בחרו מה לבקש או להכין, והסעיפים יופיעו בתזכורת שלכם. הבחירה אינה נשלחת, והכלי אינו בודק את המוביל.
מה לבקש בהצעה בכתב
- פרטי ההזמנהבקשו לציין בהצעה בכתב את הכתובות, התאריך, רשימת הפריטים ומה אתם מכינים בעצמכם.
- מחיר ותוספותבקשו לציין בהצעה את הסכום לעבודה שסוכמה, חיובים נוספים ומה קורה אם מוסיפים פריטים.
- תשלום ואחריותבקשו לציין בהצעה מתי ובאילו תנאים משלמים, ומה האחריות שהמוביל לוקח על העבודה.
- שמירת עותקשמרו עותק של ההצעה.
מה לשלוח למוביל
- עמדות, ציוד וארכיוןפרטו כמה עמדות עבודה יש, איזה ריהוט וציוד מחשוב עוברים, כמה ארגזי תיקים יש ואם יש חדר שרתים. רשימה גסה מספיקה כדי להתחיל.
- כתובות וגישהציינו את כתובות האיסוף והיעד ועצירות נוספות, אם יש. הוסיפו פרטים על קומות, מעלית ומידותיה אם ידועות, מדרגות והמרחק מהחניה לדלת. צלמו מעברים צרים.
- מועד ועבודה נדרשתציינו יום רצוי וחלופות, ואם יש צורך באריזה, בעטיפה, בפירוק או בהרכבה.
מה לברר לפני שסוגרים
- מי המוביללפני שסוגרים, ודאו מי המוביל וקבלו את פרטי הקשר הישירים שלו.
- מה בתשלום נוסףמנוף הוא שירות נוסף בתשלום. בררו עם המוביל מה נמצא בהצעה ומה בתוספת: אריזה, פירוק והרכבה, חדר שרתים ושעות מחוץ לימי עבודה.
- הצעות שאפשר להשוותבקשו הצעות לאותו תיאור משרד, לאותו מסלול ולאותן תוספות; בררו מה נמצא בכל הצעה ומה בתשלום נוסף.
התזכורת שלכם0
בחרו סעיפים מהרשימה כדי להוסיף אותם לתזכורת.
השוואת הצעות
סמנו מה נמצא בכל הצעה ומה בתשלום נוסף. ההשוואה תציג היכן יש הבדל ומה עוד צריך לברר.
לחצו על המצב בכל תא כדי לעבור בין: אין פירוט, בהצעה, בתוספת.
מנוף הוא שירות נוסף בתשלום. אם דרוש מנוף, בקשו לציין את עלותו בכל הצעה.
הצעה בלי פירוק והרכבה או בלי אריזת תיקים אינה בהכרח זולה יותר אם אתם זקוקים גם לעבודות האלה.
התזכורת לא מצורפת לטופס. אפשר להעתיק או לשתף אותה בנפרד.
מעבר משרד או הובלה קטנה?
כמה שולחנות, כיסאות או ארגזים בודדים, בלי עמדות עובדות ובלי תיאום עם הבניין, הם בדרך כלל הובלה קטנה. אם אתם לא בטוחים, תארו מה מעבירים ומה נשאר.
כשעוברת חברה עם עמדות פעילות, ציוד IT ולוח זמנים עסקי, מדובר במעבר משרד. על מעבר של סטארט-אפ קטן שזה עתה גדל אפשר לקרוא בהובלת משרד סטארט-אפ.
איך מכינים משרד טכנולוגי למעבר
סמנו כל כבל ואת היציאה שאליה הוא מחובר, וצלמו את החיבורים של כל עמדה לפני הניתוק. כך קל יותר להרכיב מחדש. מסכים כדאי לארוז בקרטונים המקוריים אם נשמרו, ומחשבים ניידים עדיף להעביר עם העובדים.
שולחנות עומדים, מחיצות ומדפים כדאי לפרק מראש, ואפשר לקרוא על פירוק והרכבה לפני שמחליטים מי עושה זאת. גיבוי של המידע ותיאום מול איש ה-IT הם עניין של החברה, לא של המוביל.
להעביר בעצמכם או להשאיר למוביל?
עמדה אחת עם מחשב נייד ומסך אפשר להעביר ברכב פרטי, וכך גם ציוד אישי של עובדים. שולחנות כבדים, ארונות תקשורת וכמה קומות במדרגות הם עבודה אחרת, ובדרך כלל נדרשים בה כמה אנשים.
בהעברה עצמית חשבו על העובדים שיעסקו בנשיאה במקום בעבודתם הרגילה, על הקושי לסחוב ציוד כבד ועל החזרה לשגרה. השוו את זה לעלות ההובלה לפני שמחליטים.
שאלות נפוצות על הובלת משרדי הייטק
המחיר מוצג כ«החל מ-1,499 ₪» ומתאים למשרד של עמדה או שתיים. כשיש יותר עמדות, חדר שרתים או כמה קומות, המחיר נקבע מול המוביל לפי הציוד, הבניין והגישה.
המתכנן מציג טווח מחיר משוער בלבד, והוא אינו מחיר סופי ואינו מחייב. מתארים בו את המשרד, והוא מציג טווח לפי הפרטים ומכין הודעת וואטסאפ מסודרת. את המחיר והתנאים תסכמו עם המוביל.
בדרך כלל לא. הסכום מתאים למשרד של עמדה או שתיים. חדר שרתים, ארונות תקשורת, פירוק והרכבה, כמה קומות וכמות גדולה של עמדות משפיעים על ההצעה, והמוביל קובע אותה לפי הפרטים.
ציוד כזה כדאי להסדיר בנפרד מהריהוט, בתיאום עם איש ה-IT שלכם. כתבו בפנייה מה יש ואיפה הוא נמצא, ושאלו את המוביל אם הוא מעביר ציוד כזה ומה התוספת. בהצעה כדאי לציין גם מי מנתק ומחבר אותו.
לא בהכרח. אפשר לבקש מועד מחוץ לשעות העבודה, והמוביל בודק אם הוא פנוי אז. כדאי לבדוק מראש מול הנהלת הבניין אם מותרים כניסה ושימוש במעלית בשעות האלה.
פנו להנהלת הבניין כבר בתחילת התכנון ובררו מה מותר: שעות עבודה, מעלית משא וחניה לפריקה. את הפרטים כדאי לכתוב בפנייה, כדי שיהיה ברור למוביל מה צפוי בכתובת.
ארזו את המסכים והמחשבים בנפרד מהשולחנות, וסמנו על כל קרטון את מספר העמדה. רשימה של מה יושב בכל עמדה תעזור להרכיב אותה מחדש במשרד החדש.
כן, אפשר לפנות גם כשהמשרד עובר לעיר אחרת. המוביל אומר אם המסלול מתאים לו, והמחיר נקבע מולו, לפי הציוד והגישה בשתי הכתובות. כדאי לתאם מראש גם את העברת קווי האינטרנט והטלפון.
כדאי לפנות כשמועד המעבר כבר ידוע. במשרד גדול או במעבר מחוץ לשעות העבודה עדיף לפנות מוקדם יותר, כי צריך לתאם גם מול הנהלת הבניין ומול איש ה-IT.
אפשר לבקש, והמוביל מחליט אם הוא עושה זאת ומה התוספת. כדאי להחליט מראש מה לא עובר למשרד החדש, כי פחות פריטים הם פחות פירוק ופחות עבודה במעבר.
מעבר בין בניינים או בין ערים
כשהמשרד עובר לבניין אחר או לעיר אחרת, גם כתובת היעד משפיעה על ההצעה. ציינו בכל כתובת את הקומה, את המעלית ואת כללי הבניין, כדי שההצעה תתבסס על שתי הכתובות.
מוכנים לשלוח את הפרטים?
שלחו את הפרטים בוואטסאפ או בטופס, והוסיפו תמונה של המשרד אם יש. תמונה של העמדות ושל הכניסה עוזרת למוביל להעריך את העבודה, ובמדריך אילו תמונות כדאי לשלוח מפורט מה כדאי לצלם. הבקשה תועבר למוביל עצמאי, ואיתו תסכמו את המחיר ואת היקף העבודה.